Liên kết thiết bị
Các mô hình làm việc từ xa và kết hợp đã trở thành tiêu chuẩn, điều đó có nghĩa là sự phụ thuộc của chúng ta vào các công cụ truyền thông kỹ thuật số giờ đây hơn bao giờ hết. Trong số một số công cụ kỹ thuật số, Zoom và Outlook là hai công cụ được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phổ biến trên toàn cầu. Vì vậy, việc hợp nhất cả hai để nâng cao hiệu quả và hợp lý hóa quy trình làm việc là điều hợp lý. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các mẹo chi tiết về cách thêm Zoom vào Outlook trên nhiều thiết bị khác nhau.
Nhưng tại sao bạn nên hợp nhất hai điều này? Việc thêm Zoom vào Outlook có thể thúc đẩy một môi trường được kết nối và hiệu quả hơn, giúp bạn cộng tác với nhóm của mình, chia sẻ thông tin và luôn ngăn nắp dễ dàng hơn.
Mặc dù lợi ích rõ ràng của việc thêm Zoom vào Outlook là lên lịch hợp lý cho các cuộc họp ảo trực tiếp từ lịch của bạn, nhưng việc tích hợp này không chỉ đơn thuần là sự thuận tiện. Nó thay đổi hoàn toàn cách các nhóm cộng tác, đảm bảo rằng việc thiết lập và tham gia cuộc họp trở thành một phần liền mạch trong quy trình làm việc của bạn.
Việc tích hợp Zoom vào Outlook thu hẹp khoảng cách giữa các công cụ giao tiếp và quản lý thời gian, nâng cao năng suất. Việc tích hợp này cho phép truy cập ngay vào hội nghị truyền hình của Zoom từ bên trong Outlook, giúp việc tổ chức, tham dự và quản lý cuộc họp trở nên đơn giản hơn mà không cần chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng. Tất cả điều này mang lại quy trình làm việc hiệu quả hơn cho các nhóm làm việc từ xa, kết hợp hoặc phân tán trên toàn cầu.
Cách tích hợp Zoom với Outlook trên Mac
Một khi bạn đã đã tạo tài khoản Zoom của bạn, việc thêm nó vào ứng dụng Outlook trên máy Mac thật dễ dàng. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể hợp nhất sự tiện lợi của cuộc họp Zoom với lịch của Outlook. Hãy xem qua các bước để thực hiện điều này.
- Mở Outlook trên máy Mac và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Trong chế độ xem Thư, bấm vào dấu chấm lửng (…).
- Lựa chọn Tải phần bổ trợ.
- Nhập ‘Thu phóng cho Outlook’ vào thanh tìm kiếm bổ trợ.
- Tìm phần mở rộng Zoom for Outlook trong kết quả tìm kiếm và nhấp vào Thêm vào để cài đặt nó.
- Để xác nhận phần bổ trợ đã được cài đặt, hãy mở lịch Outlook của bạn.
- Đi đến Sự kiện mới > dấu chấm lửng (…) và tìm phần Phóng to phần bổ trợ hoặc ứng dụng tích hợp.
- Nếu Zoom được liệt kê và hoạt động thì phần bổ trợ đã sẵn sàng để sử dụng.
Nhưng còn các thiết bị khác của bạn thì sao? Tiện ích Zoom trên Outlook dành cho Mac có đồng bộ hóa giữa chúng không? Có, sau khi cài đặt, tiện ích bổ sung Zoom sẽ được liên kết với tài khoản Microsoft của bạn, điều đó có nghĩa là tiện ích này sẽ tích hợp liền mạch trên tất cả các thiết bị được liên kết với tài khoản này. Cho dù bạn chuyển đổi giữa việc sử dụng PC Windows, máy Mac khác hay điện thoại thông minh, chức năng của phần bổ trợ sẽ nhất quán, đảm bảo bạn có thể quản lý và tham gia các cuộc họp Zoom của mình từ Outlook, bất kể thiết bị nào.
Cách thêm Zoom vào Outlook trên Windows
Nếu bạn là người dùng Windows đang muốn sắp xếp hợp lý lịch họp của mình thì đây là cách bạn tích hợp Zoom với Outlook trên Windows.
- Mở Outlook trên PC của bạn.
- Đi đến Chuyển đổi ruy băng và chọn giữa chế độ xem Đơn giản hóa và Cổ điển để hiển thị các tùy chọn thanh công cụ bổ sung.
- Trong các tùy chọn thanh công cụ mới được tiết lộ, hãy nhấp vào Tải phần bổ trợ.
- Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới nơi bạn có thể duyệt và thêm nhiều phần bổ trợ khác nhau vào Outlook.
- Tìm kiếm “Zoom for Outlook” từ thanh tìm kiếm ở trên cùng.
- Chọn tiện ích mở rộng từ kết quả tìm kiếm và nhấp vào Thêm vào nút để cài đặt nó.
Như đã giải thích ở trên, đối với Outlook trên Mac, bạn có thể xác nhận rằng phần bổ trợ Zoom đã được cài đặt và kích hoạt thành công bằng cách mở lịch Outlook và nhấp vào Sự kiện mới. Trong cửa sổ sự kiện, nhấp vào dấu chấm lửng (…) và tìm kiếm ‘Thu phóng’ trong phần bổ trợ hoặc ứng dụng tích hợp.
Thêm Zoom vào Outlook cho Android và iPhone
Cài đặt tiện ích bổ sung Zoom for Outlook trên Android và iPhone của bạn là một quá trình đơn giản với các bước tương tự cần thực hiện cho cả hai thiết bị.
- Mở Quan điểm ứng dụng.
- Nhấn vào của bạn Biểu tượng hồ sơbạn sẽ tìm thấy ở góc trên bên trái của màn hình.
- Chạm vào Biểu tượng cài đặt nằm ở dưới cùng của bảng điều khiển.
- Truy cập phần bổ trợ.
- Hãy tìm tùy chọn để thêm hoặc quản lý phần bổ trợ. Ví dụ: trên thiết bị iOS, bạn có thể cuộn xuống để tìm MỘTdd-in dưới Tích hợp và bổ trợ.
- bên trong Thêm vào phần, hãy tìm kiếm “Thu phóng”.
- Tiến hành cài đặt phần bổ trợ vào ứng dụng Outlook của bạn.
Sau khi thêm tiện ích Zoom, tiện ích này sẽ được tích hợp vào ứng dụng Outlook, cho phép bạn lên lịch và tham gia các cuộc họp Zoom một cách nhanh chóng từ lịch Outlook của mình.
Cách kích hoạt bổ trợ Zoom cho Outlook trên web
Quá trình thêm Zoom vào Outlook đối với người dùng web và Microsoft 365 đều giống nhau. Việc tích hợp này sẽ hợp lý hóa các cuộc họp ảo của bạn và tận dụng giao diện thân thiện với người dùng của Outlook Web.
- Đi tới Nguồn ứng dụng của Microsoft.
- Điều hướng đến Thu phóng cho Outlook trang.
- Nhấp chuột Lấy nó ngay để bắt đầu quá trình cài đặt.
- Sau khi cài đặt, bạn sẽ được chuyển hướng đến màn hình Outlook for Web, nơi cửa sổ bật lên sẽ xác nhận rằng ‘Tiện ích mở rộng Zoom for Outlook’ đã được thêm.
- Bấm vào Bắt đầu để xem trước phần bổ trợ Thu phóng trong lịch của bạn.
- Để xác minh rằng phần bổ trợ Zoom đã được thêm, hãy nhấp vào biểu tượng Lịch trong Outlook for Web và tạo sự kiện mới.
- Bạn sẽ thấy biểu tượng Thu phóng trong cửa sổ tạo sự kiện.
Phóng to, bật Outlook!
Việc tích hợp Zoom với Outlook của bạn thật dễ dàng. Cho dù bạn đang sử dụng Windows, Mac, thiết bị di động hay sử dụng ứng dụng web, các bước này đều đảm bảo sự kết hợp mượt mà giữa hai công cụ thiết yếu trong kỷ nguyên làm việc kết hợp ngày nay. Thêm vào đó, nó cho phép bạn lên lịch nhiều cuộc họp trên Zoom, cũng vậy.
Mặc dù chúng ta đang nói về các phần bổ trợ ở đây nhưng điều quan trọng cần lưu ý là các phần bổ trợ cũng chỉ có sẵn cho phiên bản Windows của Outlook. Microsoft đang hướng tới các phần bổ trợ nhiều hơn vì chúng an toàn hơn, hoạt động trên nhiều thiết bị hơn và bạn không cần phải bận tâm đến việc cài đặt chúng trên mọi thiết bị. Đó là việc làm cho giao tiếp trực tuyến trở nên dễ dàng và an toàn hơn, điều mà tất cả chúng ta ngày nay đều cần.
Bây giờ, hãy tự tin lên lịch cuộc họp tiếp theo khi biết rằng thiết lập kỹ thuật số của bạn diễn ra liền mạch và hiệu quả. Hãy nhớ rằng, một chút thiết lập sẽ giúp ích rất nhiều trong việc nâng cao trải nghiệm cuộc họp ảo của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể lên lịch cuộc họp Zoom trong Outlook sau khi tích hợp không?
Có, sau khi được tích hợp, bạn có thể lên lịch và tham gia các cuộc họp Zoom trực tiếp từ lịch Outlook của mình.
Tôi nên làm gì nếu Tiện ích Zoom không xuất hiện trong Outlook?
Nếu Tiện ích thu phóng không hiển thị, hãy thử khởi động lại Outlook. Nếu nó vẫn không xuất hiện, hãy đảm bảo rằng bạn đã cài đặt đúng Tiện ích bổ sung và nó được bật trong cài đặt ‘Quản lý bổ trợ’.
Tôi có thể sử dụng Tiện ích thu phóng trên cả tài khoản Outlook cá nhân và công việc không?
Có, Tiện ích Zoom có thể được thêm vào cả tài khoản Outlook cá nhân và công việc. Chỉ cần làm theo các bước cài đặt tương tự cho từng tài khoản để kích hoạt tích hợp cuộc họp Zoom.