Cách Sử Dụng Hàm VLOOKUP Trong Excel

Chọn một giá trị

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng điện thoại thông minh làm giá trị. Chúng ta sẽ có iPhone (A2), Samsung (A3), Xiaomi (A4), Nokia (A5) và Google Pixel (A6). Đây là những giá trị tra cứu mà bạn sẽ sử dụng để tìm dữ liệu trên mỗi giá trị. Bạn có thể có những thứ này ở bất cứ đâu bạn thấy thoải mái, nhưng để dễ điều hướng, hãy để nó xuất hiện gần với giá trị VLOOKUP mà bạn đang tìm kiếm.

Chọn một phạm vi giá trị

Chọn một ô bên cạnh giá trị mà bạn muốn tạo một phạm vi giá trị. Đảm bảo bạn bắt đầu ô bằng (=VLOOKUP) rồi chọn tất cả giá trị bạn muốn. Phạm vi của bạn sẽ trông giống như (A2:B5). Trong trường hợp này, A2 nằm trong cột giá trị và B5 sẽ đến từ các giá trị trong phạm vi bạn đang tìm kiếm. Ở giai đoạn này, công thức của bạn sẽ trông như sau: (=VLOOKUP (A5, A2:B5).

A5 là giá trị ban đầu mà bạn đang tìm kiếm dữ liệu. Luôn bao gồm nó nếu không phát hiện của bạn có thể không chính xác.

Cột Giá trị Trả về

Bây giờ bạn đã biết giá trị mình đang tìm kiếm và phạm vi giá trị đã chọn, bạn cần cho Excel biết vị trí của giá trị trả về. Hãy chú ý ở đây vì bạn sẽ không sử dụng hệ thống đặt tên thông thường mà cột Excel sử dụng. Đếm từ bên trái, chọn một số trong phạm vi đã chọn tùy thuộc vào giá trị trả về mà bạn muốn tìm.

Ví dụ: (=VLOOKUP(A5, A2:B5; 3;0)

Nhận giá trị trả về chính xác hoặc gần đúng

Ở bước cuối cùng, bạn muốn yêu cầu Excel tìm cho bạn một giá trị gần đúng hoặc chính xác. Thực hiện việc này bằng cách nhập “FALSE” hoặc “TRUE”. Làm điều này sẽ giúp bạn tìm hiểu xem lập luận của bạn có sai hay không. Điều này đơn giản có nghĩa là Excel không thể tìm thấy dữ liệu phù hợp.

Nếu dữ liệu của bạn là TRUE, Excel sẽ cung cấp cho bạn một giá trị gần nhất có thể với những gì bạn đang tìm kiếm, giúp đơn giản hóa mọi thứ.

Nếu bạn thực hiện theo bốn hàm này theo chỉ dẫn, bạn sẽ nhận được các giá trị tra cứu và giảm bớt căng thẳng khi tìm các giá trị của mình. Tại thời điểm này, bạn không nên cảm thấy sợ hãi.

Tại sao VLOOKUP không hoạt động?

Khi làm việc với các tập dữ liệu khổng lồ, bạn rất dễ nhầm lẫn mọi thứ, đặc biệt nếu bạn không sắp xếp chúng hợp lý. Đây có thể là nguyên nhân gây ra sự cố với VLOOKUP. Dưới đây là một số lỗi phổ biến mà bạn có thể gặp phải khi sử dụng VLOOKUP.

Excel không thể tìm thấy giá trị

Nếu bạn không khớp giá trị trên bảng tính với giá trị trên hàm VLOOKUP, bạn sẽ gặp thông báo lỗi #NA. Điều này là do VLOOKUP không coi chúng là khớp. Để khắc phục điều này, bạn cần phải nhập lại các giá trị của mình và đảm bảo chúng khớp với nhau.

Bạn không có giá trị ở cột đầu tiên

Trước khi nhập bất kỳ đối số nào khác, bạn phải có một giá trị ở cột đầu tiên sau khi mở khung VLOOKUP. Nếu không thực hiện điều này sẽ dẫn đến lỗi #NA. Hãy khắc phục điều này bằng cách sắp xếp các giá trị của bạn theo thứ tự thích hợp.

Giá trị tra cứu nhỏ

Nếu bạn nhận được kết quả phù hợp nhỏ hơn tất cả các giá trị khác mà bạn đang sử dụng trên bảng, bạn sẽ gặp lỗi #NA.

Giá trị tra cứu dài

VLOOKUP hỗ trợ độ dài tối đa 255 ký tự. Nếu bạn nhập bất cứ thứ gì dài hơn thế, Excel sẽ trả về lỗi #NA. Để khắc phục điều đó, hãy đảm bảo bạn sử dụng độ dài thích hợp. Ngoài ra, nếu bạn phải có độ dài ký tự dài hơn, hãy sử dụng công thức INDEX, MATCH thay thế.

Số xuất hiện dưới dạng văn bản

Đôi khi khi sử dụng Excel, số của bạn có thể chuyển thành văn bản. Nếu điều này xảy ra, bạn sẽ không thể tạo ra các giá trị mà bạn đang tìm kiếm. Thay vào đó, lỗi #NA xuất hiện. Nếu điều này xảy ra, trước tiên hãy chuyển đổi tất cả văn bản thành giá trị số để nhận giá trị của bạn.

Dấu cách trong giá trị LOOKUP

Nếu bạn vô tình đặt khoảng trắng giữa các giá trị của mình, bạn sẽ gặp lỗi #NA. Để sửa lỗi này, hãy đặt các giá trị tra cứu của bạn vào công thức =VLOOKUP và sử dụng hàm TRIM để xóa tất cả khoảng trắng.

Bảng của bạn đang mở rộng

Khi thêm các hàng bổ sung, bạn cũng phải cập nhật VLOOKUP để đưa chúng vào quá trình tính toán. Để thực hiện việc này, hãy định dạng phạm vi bạn đang làm việc để mọi thay đổi sẽ được thêm vào. Để thực hiện việc này, hãy chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng, đi tới Trang chủ, sau đó Định dạng dưới dạng Bảng. Chọn phong cách bạn muốn sử dụng. Trong vùng Thiết kế, thay đổi tên bảng của bạn.

VLOOKUP chỉ hoạt động với dữ liệu ở bên phải

Đảm bảo bạn sắp xếp tất cả thông tin ở bên phải giá trị tra cứu. VLOOKUP xử lý thông tin bắt đầu từ những gì ở phía bên trái và sau đó lập bảng với những gì ở bên phải. Nếu bạn xáo trộn dữ liệu, nó sẽ không tính đến những gì ở bên trái, nghĩa là bạn sẽ nhận được thông tin sai.

Tránh trùng lặp

VLOOKUP không thể tách thông tin trông giống nhau. Ví dụ: nếu bạn có hai thương hiệu của cùng một Điện thoại thông minh – Samsung Galaxy S22 và Samsung Galaxy S22 Plus – VLOOKUP sẽ sử dụng thương hiệu xuất hiện đầu tiên trong danh sách. Việc phân biệt thông tin là tùy thuộc vào bạn.

Đường dẫn không chính xác hoặc không đầy đủ

Khi sử dụng nhiều bảng tính và gửi kết quả đọc chưa đầy đủ từ một trong số chúng, VLOOKUP sẽ trả về lỗi #VALUE. Hãy chắc chắn rằng công thức của bạn trông như thế này:

=VLOOKUP(lookup_value, '[workbook name]sheet name'!table_array, col_index_num, FALSE).

=VLOOKUP(giá_trị tra cứu, ‘[workbook name]tên trang tính’!table_array, col_index_num, FALSE).

Tìm hiểu VLOOKUP trong Excel

Để sử dụng VLOOKUP hiệu quả, dữ liệu trên bảng tính của bạn phải được sắp xếp theo chiều dọc để dễ nhận biết. Điều lưu ý là tính năng này sử dụng bốn yếu tố để chọn ra dữ liệu của bạn. Sử dụng công cụ mở này – =VLOOKUP(), bạn sẽ cần nhập bốn phần tử vào dấu ngoặc để lấy dữ liệu bạn đang tìm kiếm. Các phần tử bạn sẽ chèn vào dấu ngoặc bao gồm:

Giá trị bạn đang tìm kiếm
Phạm vi giá trị mà bạn đang làm việc
Cột chứa giá trị trả về
Giá trị trả về chính xác hoặc gần đúng

Hãy viết ra công thức để bạn có thể thấy nó sẽ xuất hiện như thế nào trong Excel:

=VLOOKUP (Giá trị, Phạm vi giá trị, Cột giá trị trả về, Giá trị trả về chính xác (TRUE) hoặc Giá trị trả về gần đúng (FALSE).

Nếu điều này nghe có vẻ đáng sợ, hãy coi nó như một kho lưu trữ nơi bạn lưu giữ hồ sơ về sản phẩm của mình. Giờ đây, mọi việc sẽ dễ dàng hơn vì chúng tôi đã cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước về cách bạn nên sử dụng những phần tử này.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để bật VLOOKUP trong Excel?

Bạn có thể bật VLOOKUP bằng cách chuyển đến tab “Công thức” trong Thư viện hàm, sau đó chuyển đến “Chèn hàm”. Tìm kiếm VLOOKUP hoặc trong “Chọn danh mục”, chọn “Tra cứu & tham khảo”. Trên “Chọn & Chức năng”, chọn “VLOOKUP”. Trên tab “Đối số hàm”, nhập Công thức VLOOKUP và nhấp vào “OK”.

Quản lý dữ liệu dễ dàng với VLOOKUP

Nếu bạn mới bắt đầu tính toán dữ liệu trên Excel, VLOOKUP có thể khó thành thạo. Nhưng nếu bạn là một chuyên gia, bạn sẽ biết nó có thể giúp bạn tiết kiệm bao nhiêu thời gian và công sức. Bạn không cần phải nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc tìm kiếm nó. Tất cả những gì bạn cần là sử dụng tất cả các hàm bắt buộc mà Excel cung cấp để chạy qua các dãy số.

Nếu bạn gặp vấn đề, chúng tôi sẽ cho bạn biết chúng là gì và cách bạn có thể giải quyết chúng. Nó có thể cảm thấy choáng ngợp nhưng hãy dành thời gian của bạn. Bạn càng sử dụng VLOOKUP nhiều thì bạn sẽ càng trở nên giỏi hơn.

Bạn sử dụng VLOOKUP để làm gì? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận dưới đây.

Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel