Nếu đồng nghiệp và khách hàng của bạn không nhận được khái niệm về ngày cá nhân và tiếp tục làm phiền bạn với email ngay cả khi bạn đang đi nghỉ, thì đó là lúc bạn thiết lập một tin nhắn ngoài văn phòng hoặc đi. Vì vậy, họ biết bạn sẽ sớm trở lại bàn làm việc và sẽ cho phép bạn tận hưởng kỳ nghỉ của bạn trong hòa bình. Nếu bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để thiết lập một tin nhắn ngoài văn phòng trong Outlook, thì hướng dẫn này sẽ giúp bạn.
- Cách đặt ra tin nhắn văn phòng trong Outlook
- Phương pháp 1: Đặt ra thông báo văn phòng trong trang web Outlook và ứng dụng máy tính để bàn
- Phương pháp 2: Đặt tin nhắn trong ứng dụng Outlook trên iPhone và Android
- Cách viết một tin nhắn hoàn hảo hoặc ngoài văn phòng
- Lấy mẫu hoặc tin nhắn ngoài văn phòng cho Outlook
Cách đặt ra tin nhắn văn phòng trong Outlook
Bạn có thể dễ dàng thiết lập các tin nhắn ngoài văn phòng trên Outlook bằng tùy chọn trả lời tự động. Đây là cách bạn có thể làm điều đó trên Outlook cho Web, Desktop và ứng dụng di động.
Phương pháp 1: Đặt ra thông báo văn phòng trong trang web Outlook và ứng dụng máy tính để bàn
Vì bố cục của Outlook trên ứng dụng Web và Desktop về cơ bản là giống nhau, chúng tôi đã kết hợp các bước để đặt một thông báo cho cả hai trong một hướng dẫn. Hãy xem xét.
- Triển vọng ra mắt (trang web) hoặc ứng dụng máy tính để bàn và nhấp vào Biểu tượng cogwheel Ở phía trên bên phải.
- Bên trong trang Cài đặt, hãy truy cập Tài khoản > Trả lời tự động.
- Ở đây, kích hoạt Bật trả lời tự động Chuyển đổi.
- Tiếp theo, nhập thời lượng bắt đầu và kết thúc trong thời gian bạn muốn gửi tin nhắn Out of Office.
- Sau đó, hãy viết tin nhắn Away và chọn có giới hạn liên hệ của bạn hay không.
- Khi bạn đã hoàn thành tin nhắn, nhấp vào Cứu Để hoàn thành quá trình.
Phương pháp 2: Đặt tin nhắn trong ứng dụng Outlook trên iPhone và Android
Đây là cách bạn có thể tạo một thông báo ngoài văn phòng trên ứng dụng Outlook trên iPhone và Android.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook Mail và nhấn hồ sơ Ở góc trên cùng bên trái.
- Ở đây, nhấn vào Biểu tượng cogwheelsau đó đi đến Trả lời tự động.
- Bật Trả lời tự động Chuyển đổi.
- Ở đây, kiểm tra Trả lời trong một khoảng thời gian hộp.
- Nhập ngày bắt đầu và kết thúc, và bạn có thể chọn chặn lịch của mình trong giai đoạn này.
- Bây giờ, nhấn vào Trả lời mọi người với và nhập thông điệp ngoài văn phòng.
- Sau khi soạn thảo tin nhắn đi, hãy nhấn vào dấu hiệu đánh dấu Ở phía trên bên phải để xác nhận thay đổi.
Cách viết một tin nhắn hoàn hảo hoặc ngoài văn phòng
Có một mẹo để soạn thảo thông điệp hoàn hảo không quá thô lỗ và vẫn đảm bảo rằng các đồng nghiệp của bạn không làm phiền bạn trong thời gian rảnh. Chúng tôi đã chia sẻ một số trong số họ dưới đây:
- Thiết lập thông điệp ngoài văn phòng của bạn sớm: Bạn không muốn được giao một nhiệm vụ quan trọng chỉ 15 phút trước khi bạn rời khỏi văn phòng? Vì vậy, tốt nhất là thiết lập tin nhắn đi xa của bạn 2 giờ 3 giờ trước, vì vậy sếp của bạn biết rằng bạn không có sẵn cho cuộc khủng hoảng.
- Sử dụng một giai điệu lịch sự: Tôi biết bạn đang đi nghỉ, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn quên cách cư xử văn phòng của mình. Sử dụng một giai điệu lịch sự và hữu ích như là tôi sẽ liên hệ lại với bạn càng sớm càng tốt khi tôi trở lại.
- Đảm bảo chỉ định ngày trả lại của bạn: Để đảm bảo không ai làm phiền bạn trong chuyến đi của bạn, hãy đảm bảo đề cập đến ngày trả lại của bạn trong tin nhắn của bạn. Điều này sẽ khiến sếp và đồng nghiệp của bạn lo lắng thoải mái.
- Cung cấp một số thay thế: Để xử lý các vấn đề khẩn cấp, đặc biệt là khi giao dịch với khách hàng, bạn có thể đính kèm một số liên lạc thay thế của một đồng nghiệp có thể xử lý tình huống. Hãy chắc chắn đề cập đến tên và số điện thoại di động của họ.
- Giữ nó rõ ràng và súc tích: Đừng viết một đoạn văn dài về nơi bạn đang đi, tại sao bạn đang thực hiện một chuyến đi, v.v. Giữ nó đơn giản. Chỉ cần đề cập đến bạn sẽ rời khỏi văn phòng, và phần còn lại của những thứ chúng tôi đã đề cập ở trên.
Lấy mẫu hoặc tin nhắn ngoài văn phòng cho Outlook
Nếu bạn vẫn cần trợ giúp soạn thảo tin nhắn, thì tôi đã chuẩn bị một email mẫu cho bạn. Bạn chỉ có thể sao chép và dán nó vào Outlook.
Chủ đề: Ra khỏi văn phòng – [Your Name] – Trở lại – [Return Date]
Xin chào,
Cảm ơn bạn đã tiếp cận,
Tôi hiện đang rời khỏi văn phòng và sẽ trở lại [Your Return Date]. Trong thời gian này, quyền truy cập của tôi vào email sẽ bị hạn chế.
Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi tôi trở lại.
Nếu vấn đề của bạn nhạy cảm với thời gian, vui lòng chuyển tiếp email của bạn đến [Colleague’s Name] Tại [Colleague’s Mobile Number or Email] để được hỗ trợ ngay lập tức.
Trân trọng,
[Your Name]
Đó là tất cả những gì chúng tôi có cho bạn ở đây trong bài đọc này. Tôi hy vọng bạn tìm thấy hướng dẫn này hữu ích, và bạn có thể tận hưởng một kỳ nghỉ yên bình từ các email văn phòng của bạn. Trong trường hợp bạn gặp phải bất kỳ vấn đề nào với các bước trên, thì hãy thoải mái tiếp cận với chúng tôi trong các ý kiến dưới đây. Và trong trường hợp bạn đang tìm cách đẩy mạnh trò chơi chuyên nghiệp của mình, sau đó đọc hướng dẫn của chúng tôi về việc thêm một chữ ký email trên Outlook.