Một trong những tính năng ấn tượng nhất của Xero là nó cung cấp khả năng hiển thị chưa từng có về tài chính của bạn. Nó có một loạt tính năng để thực hiện mục tiêu này, một trong số đó là khả năng nhập bảng sao kê ngân hàng của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể gặp khó khăn khi thực hiện việc này nếu mới sử dụng phần mềm lần đầu tiên.
Đừng lo lắng – bài viết này sẽ cho bạn thấy thông tin chi tiết về việc nhập báo cáo ngân hàng trong Xero.
Cách nhập bảng sao kê ngân hàng vào Xero
Mặc dù Xero là một nền tảng mạnh mẽ nhưng bạn không thể gửi báo cáo ngân hàng của mình trực tiếp đến chương trình. Thay vào đó, bạn sẽ cần chuyển thông tin từ nền tảng ngân hàng trực tuyến của mình.
Điều này nghe có vẻ khó khăn nhưng quá trình này khá đơn giản. Bước đầu tiên là tạo tệp CSV. Cách phổ biến nhất để làm điều này là tải xuống trực tiếp từ phần mềm ngân hàng điện tử của bạn:
- Mở ứng dụng ngân hàng trực tuyến của bạn và nhập thông tin đăng nhập của bạn.
- Tìm giao dịch bạn muốn nhập vào Xero.
- Tải xuống bằng định dạng SCV.
- Nếu cần, hãy chỉnh sửa thông tin trước khi nhập vào Xero.
- Đảm bảo (các) câu lệnh được lưu trên PC của bạn dưới dạng tệp CSV.
Việc tải xuống bản sao kê ngân hàng từ phần mềm ngân hàng điện tử của bạn rất đơn giản. Nhưng cũng như mọi thứ liên quan đến tài chính, không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra suôn sẻ. Chương trình của bạn có thể ngăn bạn tải tệp xuống máy tính.
Nếu đúng như vậy, bạn có thể thiết lập tệp nhập CSV của riêng mình bằng Xero. Thực hiện các bước sau để làm như vậy.
- Mở Xero và đi tới phần “Kế toán”.
- Chọn lời nhắc dẫn đến “Tài khoản ngân hàng”.
- Tìm tài khoản ngân hàng thích hợp.
- Chọn tùy chọn “Quản lý tài khoản” và nhấn chức năng “Báo cáo nhập khẩu”.
- Sử dụng liên kết được cung cấp để tải xuống tệp của bạn.
Hãy nhớ rằng nếu bạn tải xuống tệp CSV theo cách này, mẫu sẽ mang tính khu vực. Điều đó có nghĩa là gì? Điều đó có nghĩa là phần mềm sẽ xác định vùng tệp của bạn theo ngôn ngữ trình duyệt của bạn. Tuy nhiên, nếu nền tảng không thể xác định khu vực của bạn thì nó sẽ sử dụng tiếng Anh New Zealand làm mặc định.
Khi tệp của bạn đã sẵn sàng, cuối cùng bạn cũng có thể thêm nó vào tài khoản Xero của mình.
- Mở Xero và điều hướng đến “Kế toán”.
- Chọn menu “Tài khoản ngân hàng” và tìm tài khoản mà bạn sẽ chuyển bảng sao kê ngân hàng của mình.
- Chọn “Quản lý tài khoản”, theo sau là “Nhập báo cáo” và “Tệp để tải lên”.
- Sử dụng menu “Tệp để tải lên” để thêm bảng sao kê ngân hàng của bạn. Kéo và thả câu lệnh là lựa chọn nhanh nhất. Ngoài ra, hãy nhấn vào chức năng “Chọn tệp” để chọn câu lệnh từ thiết bị của bạn.
- Nhấn “Tiếp theo” và phân loại các trường theo cột nếu nền tảng yêu cầu bạn làm như vậy.
- Chọn định dạng ngày ưa thích mà bạn muốn sử dụng cho bảng sao kê ngân hàng của mình.
- Nhấn vào “Tiếp theo” một lần nữa và kiểm tra giao dịch của bạn trước khi nhập. Menu này cho phép bạn xóa bất kỳ giao dịch chuyển nào mà bạn không muốn đưa vào quá trình nhập của mình.
- Sau khi xem lại thông tin, hãy nhấn vào “Hoàn tất nhập” và đó là tất cả những gì cần làm.
Cách chỉnh sửa bảng sao kê ngân hàng của bạn trước khi nhập chúng vào Xero
Như đã thảo luận trước đó, bạn có thể nhập bảng sao kê của mình vào Xero ngay sau khi tải xuống hoặc tạo tệp CSV. Chương trình không yêu cầu bạn thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào đối với tệp, nhưng điều này không có nghĩa là bạn không nên làm như vậy. Việc chỉnh sửa một số thông tin trên bảng sao kê cho phép bạn quản lý thông tin đó dễ dàng hơn khi nó đã có trong hệ thống.
Có một số loại điều chỉnh bạn có thể thực hiện khi nhập tệp. Một trong số đó là nhập thông tin nhất định vào các trường của bạn.
Số lượng
Đảm bảo thu nhập và chi tiêu của bạn được sắp xếp thống nhất. Nói cách khác, đừng đặt chúng vào các cột riêng biệt và có nguy cơ làm giảm hiệu quả của hộp công cụ Xero của bạn.
Ngoài ra, cách trực quan nhất để trình bày thu nhập và chi tiêu của bạn như sau:
- Thu nhập – giá trị tích cực
- Chi tiêu – giá trị âm
Tránh biểu thị số thập phân bằng dấu phẩy vì nó có thể làm sai lệch kết quả, đặc biệt nếu bạn có số lượng lớn giao dịch trong bảng sao kê của mình.
Ngày
Một điều tuyệt vời khác về Xero là nó cung cấp cho bạn rất nhiều định dạng để lựa chọn. Bạn có thể tìm thấy những thông tin này khi tải lên báo cáo của mình. Các giải pháp phổ biến nhất bao gồm:
- THÁNG/NGÀY/YYYY
- Đ/MM/YYYY
- YYYY/MM/DD
Sự miêu tả
Mô tả không bắt buộc nhưng nó cho phép bạn quản lý các giao dịch của mình một cách dễ dàng. Bằng cách cung cấp thêm chi tiết cho các giao dịch riêng lẻ, bạn không cần phải thắc mắc số tiền đó đến từ đâu hoặc tại sao bạn lại thực hiện thanh toán. Điều này hoàn toàn phù hợp với mục tiêu của bạn – giữ cho tài chính của bạn có thể điều hướng được và minh bạch.
Người nhận thanh toán
Chi tiết người nhận thanh toán của bạn có thể là thông tin quan trọng nhất cần đưa vào bảng sao kê của bạn. Nó cho bạn biết bạn đã thanh toán cho ai, loại bỏ mọi phỏng đoán liên quan đến quy trình này.
Bạn có thể sử dụng địa chỉ liên hệ Xero hiện có để chỉ định người nhận thanh toán của mình. Trong trường hợp đó, hãy đảm bảo rằng tên trong danh bạ Xero giống với tên trong tệp của bạn. Nếu không, bạn có nguy cơ tạo các bản sao và khiến bảng tính của mình tràn ngập thông tin không cần thiết.
Số tham chiếu và kiểm tra
Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, bạn có thể thực hiện ủy quyền thẻ tín dụng hoặc thanh toán SWIFT hàng ngày. Tuy nhiên, có thể khó phân biệt giữa các lần chuyển tiền này trừ khi bạn sử dụng một số nhất định. Đó là nơi tài liệu tham khảo của bạn xuất hiện. Hãy nhớ thêm nó vào tệp của bạn trước khi tải lên bản tuyên bố của bạn.
Điều tương tự cũng xảy ra với số séc. Bất kể bạn nói chuyện với ai, bạn đều muốn có một con số bên cạnh tấm séc của mình để nhận dạng dễ dàng hơn.
Lỗi nhập
Dưới đây là một số lỗi bạn có thể gặp phải khi nhập sao kê ngân hàng vào Xero:
- Dữ liệu không hợp lệ – Đảm bảo bạn đang sử dụng đúng định dạng.
- Lỗi hết thời gian chờ – Tải lên ít giao dịch hơn cùng một lúc.
- Đã xảy ra sự cố khi nhập tệp – Kiểm tra xem bạn có đang sử dụng đúng định dạng hoặc căn chỉnh cột hay không.
Trở thành một người có đầu óc tài chính thận trọng
Không cần phải xem lại các giao dịch của mình theo cách thủ công khi bạn có thể tải báo cáo lên Xero trong vài giây. Đừng quên định dạng tệp của bạn đúng cách và bao gồm dữ liệu cần thiết để đơn giản hóa việc quản lý tài chính của bạn.
