Liên kết thiết bị
Có rất nhiều ứng dụng về năng suất và không gian làm việc trên thị trường, nhưng rất ít ứng dụng cung cấp tính linh hoạt mà Notion có. Bạn có thể biến Notion thành bất kỳ thứ gì bạn muốn, từ ứng dụng ghi chú đơn giản đến trung tâm chỉ huy quản lý tác vụ phức tạp.
Thiết lập ngày đến hạn là một tính năng cần thiết nếu bạn đang chạy các dự án và nhiệm vụ của mình trong Notion. Nhưng nếu bạn muốn tạo một nhiệm vụ định kỳ thì sao?
Thật không may, nền tảng này không có tính năng tích hợp cho phép bạn gắn thẻ một nhiệm vụ là định kỳ. Rất may, có một giải pháp khắc phục mà bạn có thể muốn thử và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng giải pháp đó.
Cách thiết lập tác vụ định kỳ trong Notion trên PC
Thiết lập tác vụ trong Notion có lẽ là cách dễ thực hiện nhất nếu bạn đang sử dụng máy tính. Các tùy chọn của bạn dễ truy cập hơn và bạn có thể nhanh chóng di chuyển các mục trên trang bằng con trỏ.
Khi nói đến các nhiệm vụ định kỳ, bạn có thể giữ mọi thứ cực kỳ đơn giản bằng cách tạo danh sách Nhiệm vụ định kỳ và kiểm tra từng nhiệm vụ một khi chúng hoàn thành.
Đây không phải là quy trình tự động vì bạn phải đặt lại danh sách theo cách thủ công sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Vấn đề khi thiết lập tác vụ định kỳ trong Notion là bạn cần tạo một công thức có thể hoạt động và để làm được điều đó, bạn cần biết cách viết mã.
Điều đó có thể không thực hiện được đối với người dùng Notion thông thường hoặc có lẽ họ không muốn đầu tư thời gian vào việc khám phá và sau đó viết ra công thức. Tin vui là những người dùng khác từng gặp vấn đề tương tự trước đây đã tạo các mẫu nhiệm vụ định kỳ mà bạn có thể sử dụng.
Sử dụng mẫu nhiệm vụ định kỳ
Bạn có thể tìm kiếm trên Internet mẫu nhiệm vụ định kỳ cho Notion phù hợp với nhu cầu của bạn. Có rất nhiều phiên bản có sẵn. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ tập trung vào một tùy chọn cụ thể và giải thích cách triển khai nó. Đây là cách nó hoạt động:
- Đăng nhập vào tài khoản Notion của bạn bằng trình duyệt web.
- Trong một tab khác, đi tới Mẫu nhiệm vụ cuối cùng cho Notion.
- Bấm vào Nhân bản nút ở đầu trang.
- Hành động này sẽ chuyển hướng bạn đến không gian làm việc Notion của bạn và mở Nhiệm vụ cuối cùng cho Notion bản mẫu.
Bạn sẽ thấy lịch và một số dự án thiết lập sẵn do tác giả của mẫu tạo. Bạn có thể xóa các dự án bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ngang và chọn “Xóa” từ menu thả xuống.
Bây giờ, để thiết lập tác vụ định kỳ bằng mẫu này, bạn có thể nhấp vào bất kỳ ngày nào trong lịch của mình và làm theo các hướng dẫn sau:
- Khi một trang mới bật lên, hãy đặt tên cho nhiệm vụ của bạn.
- Bạn có thể nhập thông tin bổ sung, chẳng hạn như ngày bắt đầu, ngày đến hạn hoặc thậm chí là nhiệm vụ phụ.
- Để biến nó thành một tác vụ định kỳ, hãy nhấp vào Khoảng thời gian tái phát (Ngày) thuộc tính và nhập số.
- Bạn có thể thêm nhận xét bổ sung và nhấn Đi vào để thêm nhiệm vụ vào lịch của bạn.
Tác vụ sẽ được tạo ngay lập tức và nó sẽ có biểu tượng “định kỳ” được gán cho nó. Bạn cũng sẽ có thể chọn hộp khi nhiệm vụ được hoàn thành.
Cách thiết lập tác vụ định kỳ trong Notion trên iPhone
Một số người dùng Notion thích làm việc trên iPhone và thực hiện các tác vụ của họ khi đang di chuyển. Notion có một sự xuất sắc ứng dụng di động dành cho iPhone, mang lại trải nghiệm người dùng tuyệt vời, ngay cả khi có một số hạn chế. Ứng dụng di động Notion có nút “Mẫu” được chỉ định nhưng bạn không thể sử dụng nút này để tích hợp mẫu do bên thứ ba tạo. Thay vào đó, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Sử dụng trình duyệt di động iPhone của bạn, mở Trang Nhiệm vụ cơ bản dành cho Notion để truy cập vào mẫu nhiệm vụ định kỳ.
- Chọn Nhân bản tùy chọn nằm ở đầu màn hình.
- IPhone của bạn sẽ tự động khởi chạy ứng dụng Notion. Nhưng nếu nó cung cấp cho bạn tùy chọn để chọn giữa việc mở ứng dụng hoặc tiếp tục với trình duyệt, hãy nhớ chọn ứng dụng đó.
- Mẫu tác vụ định kỳ sẽ xuất hiện trong ứng dụng Notion của bạn ngay lập tức.
Từ đó, bạn có thể xóa các mục và chỉnh sửa bố cục, đồng thời xem và thêm các thành phần bạn muốn. Nhưng để tạo tác vụ định kỳ, đây là những gì bạn cần làm:
- Nhấn vào ngày dương lịch.
- Nhập tên của nhiệm vụ và các thuộc tính khác, chẳng hạn như ngày bắt đầu và mức độ ưu tiên hoặc giao nhiệm vụ cho người khác.
- Ở cạnh Khoảng thời gian tái phát (Ngày)hãy nhập tần suất mà tác vụ sẽ lặp lại.
- Khi bạn đã hoàn tất, hãy quay lại lịch và xác minh rằng nhiệm vụ đã xuất hiện trong lịch.
Hãy nhớ rằng bạn có thể xóa các nhiệm vụ khi không cần phải lặp lại chúng nữa.
Cách thiết lập tác vụ định kỳ trong Notion trên iPad
Ứng dụng di động Notion dành cho iPad về tính năng và khả năng cũng giống như ứng dụng iPhone. Sự khác biệt đáng chú ý duy nhất là cách bố trí do màn hình lớn hơn.
Để lấy và triển khai mẫu tác vụ định kỳ cho iPad, bạn sẽ thực hiện các bước tương tự như người dùng iPhone thực hiện:
- đi đến mẫu nhiệm vụ định kỳ cho Notion thông qua trình duyệt iPad.
- Chạm vào Nhân bản ở góc trên bên phải màn hình.
- IPad của bạn sẽ tự động khởi chạy ứng dụng Notion hoặc cung cấp cho bạn tùy chọn để chọn ứng dụng đó.
Khi Notion mở mẫu nhiệm vụ định kỳ, hãy chọn một ngày từ lịch có sẵn để tạo nhiệm vụ mới. Bạn sẽ có một số thuộc tính Notion khác nhau để lựa chọn, bao gồm đặt tên nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho một người, v.v. Bạn cũng sẽ có tùy chọn đặt nhiệm vụ đó là định kỳ. Đây là cách thực hiện:
- Bên cạnh các Khoảng thời gian tái phát (Ngày) thuộc tính, hãy nhập tần suất của tác vụ định kỳ.
- Quay lại lịch và kiểm tra xem nhiệm vụ có chứa tất cả các thuộc tính bạn đã chọn hay không.
- Lặp lại nhiều lần nếu cần thiết cho các nhiệm vụ khác nhau.
Cách thiết lập tác vụ định kỳ trong Notion trên điện thoại Android
Người dùng Android có thể tải phiên bản mới nhất của Ứng dụng di động Notion và bắt đầu sử dụng nó khi họ ra ngoài. Nó cũng hiệu quả như ứng dụng iOS, mặc dù nó cũng không có tính năng tác vụ định kỳ tích hợp.
May mắn thay, bạn có thể sử dụng cùng một mẫu để đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ nhiệm vụ nào trong lịch trình của mình. Mở ứng dụng trình duyệt ưa thích của bạn và thực hiện các bước sau:
- Hướng đến mẫu Notion này.
- Bấm vào Nhân bản nút ở góc trên bên phải của màn hình.
- Nếu thiết bị Android của bạn yêu cầu bạn chọn giữa Chrome và ứng dụng Notion, hãy chọn ứng dụng sau.
Mẫu tác vụ định kỳ sẽ xuất hiện trong ứng dụng Notion của bạn. Việc bạn chọn sắp xếp lại các thành phần hiện có như thế nào và liệu bạn có chỉ giữ lại lịch hay không hoàn toàn tùy thuộc vào bạn.
Để thiết lập một nhiệm vụ định kỳ, bạn cần chọn một ngày trên lịch, tốt nhất là ngày bắt đầu. Sau đó, hãy làm theo các bước sau:
- Đặt tên cho nhiệm vụ của bạn và thêm các thuộc tính khác, chẳng hạn như mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể thêm một nhiệm vụ phụ, gán người dùng khác cho nhiệm vụ đó hoặc thậm chí thêm nhiều thuộc tính hơn cho mỗi nhiệm vụ.
- Chạm vào Khoảng thời gian tái phát (Ngày) thuộc tính và chọn tần suất nhiệm vụ sẽ lặp lại.
- Sau khi thiết lập xong, hãy quay lại lịch và thêm các nhiệm vụ khác.
Trở thành Bậc thầy nhiệm vụ trong Notion
Không thể phủ nhận rằng Notion đã nghĩ đến hầu hết các tình huống khi thiết kế một không gian làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, việc chạy các tác vụ trong Notion có thể trở nên phức tạp, đặc biệt nếu một nhóm có nhiều thành viên; thật dễ dàng để quên một số thứ ở đây và ở đó.
Thay vì nhập nhiệm vụ theo cách thủ công hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng, tốt nhất bạn nên tạo một nhiệm vụ định kỳ. Có vẻ bất thường khi một ứng dụng linh hoạt như Notion lại bỏ lỡ cơ hội thêm tính năng này, nhưng trường hợp này hiện tại là như vậy.
Mẫu của bên thứ ba mà chúng tôi sử dụng trong bài viết này chỉ là một tùy chọn sẽ hoạt động tốt với nhiều người dùng. Nhưng bạn có thể tìm thấy nhiều giải pháp khác trực tuyến.
