Cách tạo liên kết cuộc họp trong Microsoft Teams

Liên kết thiết bị

• Android
• điện thoại Iphone
• các cửa sổ
• Thiết bị bị thiếu?

Microsoft Teams là một trong những phần mềm cộng tác tốt nhất và đáng tin cậy nhất dành cho doanh nghiệp. Nó đã là một phần của Office 365 kể từ năm 2016 và kể từ đó, mức độ phổ biến của nó ngày càng tăng lên.

Một trong những lý do khiến nhiều công ty sử dụng nó để làm việc từ xa là việc lên lịch họp dễ dàng như thế nào. Bạn có thể làm điều đó bằng cách tạo một liên kết rồi chia sẻ nó với một người hoặc toàn bộ nhóm.

Bài viết này sẽ thảo luận về cách tạo và chia sẻ liên kết cho cuộc họp cũng như trả lời một số câu hỏi thường gặp về Teams.

Cách tạo liên kết cuộc họp cho Microsoft Teams trên PC

Mặc dù Microsoft Teams có sẵn cho cả máy tính để bàn và thiết bị di động nhưng nhiều người dùng vẫn thích PC của họ hơn vì họ đã làm việc trên nó.

Nếu bạn có trách nhiệm lên lịch một cuộc họp mới với một người hoặc thậm chí một nhóm thì việc đó sẽ cần một số bước. Đây là cách thực hiện:

1. Mở Microsoft Teams cho máy tính để bàn và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
   
2. Bấm vào Lịch biểu tượng ở phía bên trái của cửa sổ.
   
3. Sau đó chọn Cuộc họp mới ở góc trên bên phải.
   
4. Khi trang bật lên mới xuất hiện, hãy nhập tất cả thông tin liên quan. Đặt tên cho cuộc họp, đặt thời gian chính xác và liệt kê tất cả những người tham dự.
   
5. Sau khi nhập đầy đủ thông tin, hãy nhấp vào Cứu ở góc trên bên phải.
   
6. Khi cuộc họp được tạo, hãy quay lại Lịch nhóm một lần nữa. Chọn cuộc họp bạn vừa lên lịch.
   
7. Nhấn vào Chi tiết tab của cuộc họp và tìm Tham gia cuộc họp nhóm Microsoft lựa chọn.
   
8. Di chuột qua tùy chọn đó rồi nhấp chuột phải vào tùy chọn đó. Bạn sẽ thấy các tùy chọn để Sao chép đường dẫn hoặc Mở liên kết.
   

Khi sao chép liên kết đến cuộc họp, bạn có thể dán vào email, Blackboard hoặc gửi qua bất kỳ nền tảng nào khác. Những người nhận được nó sẽ phải bấm vào nó để tham gia cuộc họp Teams đã lên lịch.

Cách tạo liên kết cuộc họp cho Microsoft Teams trên iPhone

Một trong những cách Teams trở thành một nền tảng linh hoạt cho nơi làm việc được chứng minh bằng việc bạn có thể lên lịch hoặc tham gia cuộc họp từ bất cứ đâu.

Miễn là bạn có kết nối internet ổn định. Điều đó có nghĩa là nếu bạn có Teams trên điện thoại Iphone và đã đến lúc tạo cuộc họp, đây là những gì bạn cần làm:

1. Phóng Đội trên iPhone của bạn và nhấn vào Biểu tượng lịch ở cuối màn hình.
   
2. Sau đó chạm vào + ở góc trên bên phải của màn hình.
   
3. Điều này sẽ tạo ra một cuộc họp mới. Thêm tiêu đề, người tham gia và kênh nếu bạn sử dụng một kênh, đồng thời đặt ngày và giờ.
   
4. Vỗ nhẹ Xong ở góc trên bên phải của màn hình.
   

Điều này sẽ tạo thành công cuộc họp. Sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập lại Lịch và nhấn vào cuộc họp bạn đã lên lịch. Sau đó làm theo các bước sau để tạo liên kết cho cuộc họp:

1. Khi bạn nhấn vào cuộc họp bạn đã lên lịch từ Lịch, hãy chuyển sang Chi tiết chuyển hướng.
   
2. Dưới tiêu đề cuộc họp và chi tiết ngày giờ, bạn có thể thấy Chia sẻ lời mời họp bên cạnh biểu tượng chia sẻ.
   
3. Khi bạn nhấn vào tùy chọn chia sẻ, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện ở cuối màn hình.
4. Chọn ứng dụng bạn muốn sử dụng để gửi liên kết. Đó có thể là email, WhatsApp, tin nhắn văn bản hoặc Google Drive hoặc thậm chí bạn có thể gửi trực tiếp cho ai đó trong Teams.
   

Khi người mà bạn đã chia sẻ liên kết nhận được liên kết, tất cả những gì họ phải làm là nhấn hoặc nhấp vào liên kết đó và tham gia cuộc họp.

Cách tạo liên kết cuộc họp cho Microsoft Teams trên thiết bị Android

Không chỉ người dùng iPhone và iPad mới được hưởng lợi khi mang Teams theo bên mình mọi lúc mọi nơi. Nếu bạn là một Android người dùng, bạn cũng có thể tải xuống Teams và lên lịch hoặc tham gia cuộc họp chỉ bằng một vài thao tác nhấn.

May mắn thay, ứng dụng di động Microsoft Teams dành cho Android hoạt động chính xác giống như trên thiết bị iOS. Vì vậy, nếu bạn là người dùng Android, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở Nhóm Microsoft trên thiết bị Android của bạn và nhấn vào Lịch ở cuối màn hình.
   
2. Bây giờ hãy nhấn vào biểu tượng +.
   
3. Bây giờ bạn đã tạo một cuộc họp mới. Tiến hành đặt tên cho cuộc họp, thêm người tham gia và kênh bạn sẽ sử dụng cũng như đặt ngày và giờ.
   
4. Chạm vào đánh dấu ở đầu màn hình.
   

Khi cuộc họp được tạo, đã đến lúc lấy liên kết cuộc họp mà bạn có thể chia sẻ với người khác. Đây là những gì cần làm:

1. Chạm vào cuộc họp mới được lên lịch rồi chuyển sang Chi tiết chuyển hướng.
   
2. Tìm lời mời Chia sẻ cuộc họp dưới tiêu đề của cuộc họp và chi tiết lịch trình.
   
3. Nhấn vào tùy chọn chia sẻ và từ cửa sổ bật lên, chọn cách bạn muốn chia sẻ liên kết cuộc họp.
   

Người nhận cần nhấp vào liên kết để tham gia cuộc họp Nhóm.

Cách tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams trong Outlook

Teams là một phần của Office 365 nên không có gì ngạc nhiên khi nó được tích hợp vào Outlook. Và nếu bạn đang sử dụng Outlook cho công việc thì bạn sẽ rất vui khi biết rằng bạn cũng có thể tạo cuộc họp và gửi liên kết qua Outlook. Trước tiên, bạn cần đảm bảo rằng mình có phiên bản Outlook mới nhất. Sau đó làm theo các bước sau:

1. Mở ứng dụng khách máy tính để bàn Outlook của bạn.
   
2. Trên Calendar chọn thời điểm muốn lên lịch họp.
   
3. Khi cửa sổ cuộc hẹn mới mở ra, hãy nhấp vào Họp nhóm từ thanh công cụ phía trên cửa sổ.
   
4. Thêm tất cả chi tiết cuộc họp, bao gồm tên, người tham dự và thời gian.
5. Hãy chắc chắn rằng dưới Vị trínó nói rằng Cuộc họp nhóm Microsoft.
6. Bạn cũng có thể thêm văn bản vào nội dung tin nhắn.
7. Bấm vào Gửi ở góc trên cùng bên trái để gửi email chứa lời mời tham gia cuộc họp.

Nhưng có thể bạn muốn gửi email có liên kết từ Outlook và chỉ cần sao chép liên kết được tạo tự động. Nếu đúng như vậy, thay vì nhấp vào “Gửi”, hãy cuộn xuống và tìm tùy chọn “Tham gia cuộc họp nhóm Microsoft”.

Sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn “Sao chép siêu liên kết”. Sau đó dán liên kết cuộc họp vào một ứng dụng khác hoặc lưu lại để sử dụng sau nếu bạn cần chuyển tiếp.

Câu hỏi thường gặp bổ sung

Tôi có thể lên lịch cuộc họp trong tương lai khi tạo liên kết cuộc họp không?

Khi bạn tạo liên kết cuộc họp của Nhóm, liên kết này sẽ khả dụng trong 60 ngày. Nếu sau thời gian đó không có ai sử dụng hoặc cập nhật thì liên kết sẽ hết hạn.

Nếu ai đó sử dụng nó vào ngày thứ 59, ngày hết hạn sẽ được đặt lại thành 60 ngày nữa. Vì vậy, bạn có thể lên lịch một cuộc họp trong tương lai và thay đổi thời gian nếu cần; liên kết sẽ vẫn hoạt động miễn là bạn có cuộc họp trong khung thời gian đó.

Tham gia cuộc họp nhóm chỉ bằng một cú nhấp chuột

Ban đầu, Microsoft Teams có vẻ giống như một nền tảng có phần áp đảo nhưng bạn sẽ sớm nhận ra rằng nó trực quan và được tối ưu hóa để hoạt động với các sản phẩm khác của Microsoft. Các nhóm sẽ hòa hợp một cách tự nhiên nếu bạn sử dụng Outlook để gửi email và lên lịch cuộc hẹn.

Và ngay cả khi bạn không tham gia và muốn gửi liên kết cho ai đó để tham gia cuộc họp, chỉ với một vài bước, bạn sẽ có thể tạo cuộc họp, sao chép liên kết và chia sẻ liên kết đó với bất kỳ ai. Và bạn có thể làm điều đó trên cả máy tính và thiết bị di động.